7 stycznia 2026 r. uruchomiono nowy system teleinformatyczny umożliwiający zawieranie i obsługę wybranych umów w formie elektronicznej. Rozwiązanie to ma na celu uproszczenie procedur związanych z zatrudnieniem oraz ograniczenie formalności zarówno po stronie pracowników, jak i pracodawców.

Co to oznacza w praktyce?

Dzięki nowemu systemowi możliwe jest:

  • zawieranie, zmienianie i rozwiązywanie umów takich jak:
    umowa o pracę, umowa zlecenia, umowa o świadczenie usług oraz umowa uaktywniająca (np. z nianią),
  • korzystanie z gotowych wzorów umów i dokumentów powiązanych, w tym aneksów, wypowiedzeń czy świadectw pracy,
  • podpisywanie dokumentów podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym,
  • prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej wyłącznie w formie elektronicznej, bez obowiązku archiwizacji papierowej.

System zapewnia także stały dostęp do dokumentów elektronicznych oraz umożliwia zgłaszanie pracowników i wykonawców do ubezpieczeń społecznych i rozliczeń podatkowych za pośrednictwem ZUS i KAS – wszystko w jednym miejscu.

Jak działa system?

Dostęp do systemu możliwy jest poprzez portal Praca.gov.pl, z wykorzystaniem systemu login.gov.pl (Profil Zaufany, e-Dowód, aplikacja mObywatel, bankowość elektroniczna) lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Użytkownicy mogą korzystać z systemu zarówno jako osoby fizyczne, jak i w ramach prowadzonej działalności lub organizacji, w tym jednoosobowej działalności gospodarczej.

Warto podkreślić, że dokumentacja pracownicza może być prowadzona w systemie wyłącznie dla nowo zatrudnianych pracowników albo takich, dla których wcześniej nie była ona prowadzona w innej formie. Decydując się na zawarcie umowy w systemie, użytkownik zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji w tym systemie do momentu zakończenia umowy.

Kto może korzystać z systemu?

Z nowego rozwiązania mogą korzystać m.in.:

  • mikroprzedsiębiorcy i mali pracodawcy zatrudniający do 9 osób,
  • rolnicy,
  • osoby fizyczne,
  • rodzice zawierający umowy uaktywniające z nianiami,
  • pracownicy, zleceniobiorcy oraz nianie – jako strona zatrudniana.

Co warto wiedzieć na start?

Uruchomiony system stanowi pierwszą wersję narzędzia. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zapowiada dalszy rozwój funkcjonalności oraz rozszerzenie katalogu umów, które będzie można zawierać w formie elektronicznej.

Materiał źródłowy

– Zespół Cooperante