Uwagi wprowadzające

Miesiąc kwiecień 2023 r. jest miesiącem szczególnie obfitującym w zmiany
w prawie pracy.

W dniu 7 kwietnia br. weszły w życie przepisy ustawy z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 240), regulujące m.in. zasady wykonywania pracy zdalnej.

Z kolei w dniu 26 kwietnia br. wchodzą w życie przepisy ustawy z dnia 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, która wdraża do porządku krajowego regulacje dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej (Dz. Urz. UE L 186 z 11.07.2019, str. 105) oraz dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów oraz uchylającej dyrektywę Rady 2010/18/UE (Dz. Urz. UE L 188 z 12.07.2019, str. 79) – tzw. dyrektywy work-life balance.

Zarówno przepisy o pracy zdalnej, jak i przepisy wdrażające dyrektywę work-life balance przewidują pewne rozwiązania mające na celu wyrównywanie pozycji osób wychowujących dzieci małoletnie, poprzez wprowadzenie swego rodzaju „miękkiego” roszczenia o pracę zdalną lub o inne elastyczne formy zatrudnienia. Analiza rozwiązań dotyczących pracy zdalnej oraz najnowszych rozwiązań dotyczących elastycznej organizacji pracy w ramach work-life balance prowadzi do wniosku, iż w pewnym zakresie przepisy te pokrywają się. W przypadku pracowników wychowujących dzieci do ukończenia 4. roku życia istnieje możliwość składania wniosków o pracę zdalną w trybie dwóch przepisów, tj.  zarówno art. 6719 § 6 k.p., jak i art. 1881 § 1 k.p.  W tym zakresie pojawia się więc pytanie o relację obu wskazanych regulacji do siebie, gdyż przewidują one różne tryby postępowania z wnioskiem o pracę zdalną.

W mojej ocenie wskazane przepisy w zakresie dotyczącym wymienionych pracowników są regulacjami niezależnymi od siebie. Nie można w tym zakresie mówić o relacji przepisu szczególnego (lex specialis) do przepisu ogólnego (lex generali). W praktyce ich równoległe obowiązywanie może jednak rodzić spore problemy.

Przesłanki uwzględnienia wniosku o pracę zdalną w obu trybach

Zgodnie z art. 6719 § 6 k.p. pracownikowi wychowującemu dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia przysługuje swego rodzaju roszczenie o wykonywanie pracy zdalnej. Pracodawca jest obowiązany co do zasady uwzględnić wniosek takiego pracownika o wykonywanie pracy zdalnej, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Obie odmowne przesłanki mają charakter obiektywny. Przykładem może być praca, która nie nadaje się do wykonywania w trybie zdalnym, np. praca, która wymaga stałej stacjonarnej obsługi klientów czy też praca kierowcy. Swoboda pracodawcy w zakresie odmowy wykonywania pracy tego rodzaju jest zatem dość ograniczona.

To samo roszczenie może przysługiwać wskazanemu pracownikowi również na podstawie obowiązującego od 26 kwietnia 2023 r. art. 1881 k.p., zgodnie z którym pracownik wychowujący dziecko, do ukończenia przez nie 8 roku życia, może złożyć wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej o zastosowanie do niego elastycznej organizacji pracy, którą jest m.in. praca zdalna. Tryb składania wniosku w oparciu ten drugi przepis jest jednak bardziej złożony i generalnie mniej korzystny dla pracownika. W przeciwieństwie do pierwszej regulacji, ustawa  wymaga złożenia wniosku z pewnym wyprzedzeniem. Składa się go w terminie nie krótszym niż 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z elastycznej organizacji pracy. Ustawodawca określa także szczegółową treść takiego wniosku, czego nie wymaga w przypadku art. 6719 § 6 k.p. We wniosku wskazuje się m.in. przyczynę konieczności skorzystania z elastycznej organizacji pracy. Co istotne, znacznie szersze są kryteria, jakimi pracodawca kieruje się rozpatrując wniosek o elastyczną organizację pracy, albowiem z jednej strony powinien uwzględnić potrzeby pracownika, w tym termin oraz przyczynę konieczności korzystania z elastycznej organizacji pracy, a z drugiej strony powinien także wziąć pod uwagę potrzeby i możliwości pracodawcy, w tym konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Rozpatrywanie wskazywanego wniosku będzie zatem sprowadzało się do całościowej oceny przez pracodawcę różnych interesów leżących po jego stronie oraz po stronie pracownika. Regulacja art. 1881 k.p. statuuje kryteria znacznie szersze i dające więcej swobody uznania pracodawcy niż w przypadku pierwszego przepisu. Ustawodawca wymaga dodatkowego badania sytuacji wychowawczej pracownika. Przesłanki odmowne mogą być znacznie bardziej uznaniowe, chociażby związane z efektami biznesowymi pracodawcy. Z tego punktu widzenia w przypadku pracowników wychowujących dzieci do lat 4, niewątpliwie wnioskowanie o pracę zdalną w trybie art. 6719 § 6 k.p.  jest bardziej korzystne. Dlatego też należy się spodziewać, że zdecydowana większość wniosków dotyczących omawianej materii przez omawianą grupę pracowników będzie kierowana w oparciu o podstawę z art. 6719 § 6 k.p. 

Formalny tryb rozpatrywania wniosków przez pracodawcę

O niezależności wskazanych regulacji świadczy także formalny tryb odpowiedzi w przypadku obu rodzajów wniosków. W przypadku pracy zdalnej z art. 6719 § 6 k.p. pracodawca ma obowiązek poinformowania jedynie o swojej decyzji odmownej. Należy zatem przyjąć, iż brak odpowiedzi z jego strony oznacza akceptację wniosku. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Natomiast w przypadku wniosku składanego w trybie art. art. 1881  § 1 k.p.  pracodawca informuje zarówno o swojej decyzji pozytywnej, jak i negatywnej. Nie można więc domniemywać stanowiska pracodawcy w przypadku braku odpowiedzi. Informacja pracodawcy powinna zostać przekazana w  postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku. Są to przy tym dni kalendarzowe, a nie robocze. Pracodawca może także wskazać inny możliwy termin zastosowania elastycznej organizacji pracy niż wskazany we wniosku.

Uwagi podsumowujące

Podkreślić należy, iż do jednoczesnego stosowania obu regulacji może dojść jedynie w przypadku pracowników, którzy wnioskują o pracę zdalną i wychowują dzieci do lat 4. W przypadku pracowników wychowujących dzieci, w wieku powyżej 4 lat i do lat 8, znajdzie zastosowanie art. 1881  § 1 k.p., który posiada znacznie szerszy zakres zarówno podmiotowy, jak i przedmiotowy.

Reasumując, za niezależnością wskazanych przepisów przemawiają odrębne tryby wnioskowania o pracę zdalną oraz odmienne tryby podejmowania decyzji w tym zakresie przez pracodawcę, w tym różne przesłanki i terminy rozpatrywania składanych przez pracownika wniosków. Ustawodawca kategoryzuje także w odrębnych jednostkach redakcyjnych odpowiedzialność wykroczeniową pracodawcy w tym zakresie. Zwrócić należy uwagę, iż zgodnie z art. 281 § 1 pkt 5a i 5c k.p. kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu  odpowiednio narusza przepisy o elastycznej organizacji pracy, o której mowa w art. 1881 lub  narusza przepisy dotyczące uwzględnienia wniosków, o których mowa w art. 1421 i art. 6719 § 6  – podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Za odmiennością obu wniosków przemawiają także argumenty natury systemowej i historycznej. Oba przepisy zostały wprowadzone w innym kontekście historycznym. Przepisy art. 6719 § 6 k.p. zostały wprowadzone wraz z nowelizacją dotyczącą pracy zdalnej. Z kolei rozwiązanie z  art. 1881  § 1 k.p. stanowi nie do końca doskonałą legislacyjnie implementację do prawa polskiego art. 9 dyrektywy work-life balance.

Mając na uwadze powyższe argumenty o niezależności wskazanych regulacji, należy wskazać, iż wniosek pracownika złożony  w określonym trybie ustawowym powinien być przez pracodawcę rozpatrywany zgodnie z wybranym trybem.

W praktyce mogą jednak wystąpić przypadki wymagające bardziej ostrożnego podejścia. Przykładem może być sytuacja, gdy pracownik nie wskaże, w którym trybie wnioskuje o pracę zdalną (nie poda podstawy prawnej) i wniosek nie będzie spełniał bardziej szczegółowych wymogów formalnych z art. 1881 k.p. Wydaje się, iż w takiej sytuacji należy przyjąć, iż pracownik wnioskuje o rozwiązanie dla siebie korzystniejsze, a więc jednak w trybie art.  6719 § 6 k.p.  Powstaje także pytanie, czy gdyby pracodawca odmówił uwzględnienia wniosku w trybie art. 1881  § 1 k.p., a istniały podstawy do uwzględnienia go w trybie art. 6719 § 6 k.p., to czy jednak nie powinien o takiej dodatkowej możliwości poinformować pracownika. Z art. 94 pkt 1 k.p. wynika bowiem obowiązek pracodawcy zaznajamiania pracowników podejmujących pracę m.in. z ich podstawowymi uprawnieniami. Brak takiej informacji można by także oceniać z perspektywy nadużycia prawa podmiotowego (art. 8 k.p.).

Nie ulega więc wątpliwości, iż nowowprowadzone przepisy o elastycznej organizacji pracy w zakresie pracowników wychowujących dzieci do lat 4. (art. 1881 k.p.) nie cechują się starannością legislacyjną i w celu uniknięcia wskazanych powyżej dylematów de lege ferenda relacja  art.  6719 § 6 k.p.  i art. 1881 k.p. w zakresie pracy zdalnej pracowników wychowujących dzieci do lat 4. wymaga ujednolicenia przez ustawodawcę.

Wpis przygotowała: Małgorzata Mędrala