Dynamiczny rozwój gospodarczy naszego państwa[1] sprawia, że obywatele polscy niechętnie dziś emigrują za lepszą pracą, ale często wracają z emigracji do ojczystego kraju[2]. Nie ulega wątpliwości, że standard i jakość życia w Polsce sukcesywnie poprawia się. Polacy nie wyjeżdżają już gremialnie na tzw. saksy i prace sezonowe, np. do Niemiec, gdzie lokalne media alarmują raczej o braku rąk do pracy w rolnictwie[3], niż tłumach pracowników sezonowych z Polski. Powroty do kraju, oprócz podjęcia samej decyzji, wymagają pewnych przygotowań formalnych. Koniecznym jest mianowicie zebrania odpowiednich dokumentów, które po powrocie pozwolą udokumentować okres (okresy) pracy za granicą.

Uznanie stażu pracy za granicą ważne jest ze względu na powiązane z tym dodatkowe uprawnienia pracownicze, przy których uwzględnianiu (naliczaniu) istotne są okresy zatrudnienia u wszystkich, w tym zagranicznych pracodawców. Ogólnie całość procedury z pozoru wydaje się prosta. Zgodnie bowiem z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy[4] (dalej: u.p.z.), udokumentowane okresy zatrudnienia, przebyte za granicą u pracodawcy zagranicznego, są zaliczane do okresów pracy w Rzeczypospolitej Polskiej w zakresie uprawnień pracowniczych. Takie sformułowanie oznacza, że do uprawnień pracowniczych podlegają zaliczeniu wszystkie – poparte odpowiednimi dokumentami – okresy zatrudnienia za granicą u pracodawcy zagranicznego, niezależnie od kraju, w którym miały miejsce oraz bez względu na obywatelstwo pracownika. Bez znaczenia jest czy praca odbywała się w państwie należącym do UE bądź Europejskiego Obszaru Gospodarczego, ani czy pracownik posiada obywatelstwo któregoś z tych krajów. Przywołany przepis, podobnie jak i polskie prawo pracy w ogóle nie określa rodzaju dokumentu, na podstawie którego należy udokumentować okres zatrudnienia. Uważam, że pojęcie „udokumentowania” zagranicznych okresów zatrudnienia należy rozumieć szeroko, stosując wykładnię celowościową tego sformułowania. Ustawodawca posłużył się pojemnym pojęciem „udokumentowania okresów zatrudnienia”, co powoduje, że katalog dowodów, które mogą stanowić o wykonywaniu pracy za granicą jest obszerny. Na marginesie niniejszych uwag, przypomnieć w tym miejscu należy wyrok Sądu Najwyższego, w którym wskazał on na konieczność brania pod uwagę ratio legis ustawy, a w szczególności dokonywania wykładni celowościowej normy art. 86 u.p.z[5]. Jedynym zastrzeżeniem sformułowanym wprost przez naszego ustawodawcę jest, że dowód poświadczający zagraniczne okresy zatrudnienia musi przybierać formę „dokumentu.” Pojęcie „dokumentu” należy z kolei interpretować zgodnie z definicją zawartą w art. 773 k.c. ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny[6] (dalej: k.c.) w związku z art. 300 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy[7] (dalej: k.p.). Zgodnie z nią dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Pojęcie „dokumentu” należy więc rozumieć szeroko, co znajduje również odbicie w orzecznictwie sądowym[8]. Na marginesie niniejszej analizy, zwrócić uwagę należy na interesującą wzmiankę jaką poczynił Sąd Apelacyjny[9] w jednym z wyroków, w odniesieniu do samego nośnika informacji (dokumentu), wskazując, że: „Artykuł 773 k.c. stanowi, że dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Nieistotnym elementem jest substrat, na którym informacja została ulokowana(papier, skóra, drewno, metal, dysk komputerowy, karty pamięci, pendrive, urządzenia umożliwiające nagranie i odtworzenie głosu itp.).”

Podobnie sądy administracyjne szeroko interpretują pojęcie „udokumentowania”, wskazując że: „(…) Pracodawca (organ administracji publicznej) może zatem uwzględnić okres zatrudnienia pracownika (…) za granicą na podstawie każdego dostarczonego przez niego dokumentu, np. świadectwa pracy, zaświadczenia o wykonywaniu pracy, dokumentu płacowego, ubezpieczeniowego, podatkowego, listu polecającego (referencji), formularza (…) – potwierdzającego okres ubezpieczenia lub zatrudnienia w innym państwie członkowskim, odcinków wypłat wynagrodzenia, zaświadczenia o objęciu pracownika ubezpieczeniem społecznym, czy (…) (karty podatkowej otrzymywanej od pracodawcy w chwili rozwiązania umowy o pracę) oraz (…) (karty podatkowej otrzymywanej na zakończenie roku podatkowego).”[10] Z kolei zgodnie ze stanowiskiem prezentowanym przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej pracownik może udokumentować zagraniczne okresy zatrudnienia wszelkimi dokumentami, które co najmniej uprawdopodobniają fakt zatrudnienia u pracodawcy zagranicznego, przedstawiając, jak wskazano powyżej np. umowę o pracę, zaświadczenie wystawione przez pracodawcę, odcinki wypłat wynagrodzenia czy zaświadczenia dotyczące podlegania ubezpieczeniu społecznemu[11]. Możliwość uprawdopodobnienia, a nie udowodnienia jest sytuacją niewątpliwie korzystną dla pracownika, gdyż w tej sytuacji wymagane jest aby, przedstawiane przez niego fakty były na tyle prawdopodobne, żeby mogły zostać uznane przez pracodawcę za wiarygodne. Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego uprawdopodobnienie może nastąpić w każdy możliwy sposób (nie może opierać się wyłącznie na twierdzeniach), a konieczne jest co najmniej należyte uzasadnienie tych twierdzeń[12].

W świetle powyższych uwag pracownik niekoniecznie więc zobligowany będzie przedstawiać zagraniczny odpowiednik polskiego świadectwa pracy, gdyż często, jak np. w Wielkiej Brytanii taki dokument nie jest po prostu znany. Stąd też wystarczającym może być każdy dokument pozwalający uprawdopodobnić fakt pracy u zagranicznego pracodawcy. W związku z powyższym w mojej ocenie, lista dokumentów pozwalających udowodnić (uprawdopodobnić) fakt pracy poza granicami Polski jest w zasadzie otwarta. Przykładowo, w przypadku pracowników chcących wykazać swój staż pracy, posiadany w Wielkiej Brytanii do takich dokumentów zaliczyć będzie można nie tylko umowy o pracę, ale także dowody wypłat wynagrodzenia, zaświadczenie o objęciu ubezpieczeniem społecznym, tzw. payslipy, czy zaświadczenie o zatrudnieniu wystawione przez zagranicznego pracodawcę, formularze P45 i P60, a ponadto warunki takie spełniać może opinia (list polecający, rekomendacje) od byłego pracodawcy. Może to być jeden dokument, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby w razie wątpliwości pracownik dostarczył dodatkowe dokumenty[13]. Z drugiej strony, jeżeli pracodawca ma wątpliwości, czy przedstawiony przez pracownika dokument potwierdza fakt zatrudnienia u pracodawcy zagranicznego, może zwrócić się o złożenie przez pracownika wyjaśnień, który może je przedstawić, np. w formie pisemnej. Ostateczna jednak ocena przedstawionych dokumentów lub zeznań zawsze należy do pracodawcy.

Na marginesie niniejszego wątku, podnieść należy kwestie dotyczącą tłumaczenia dokumentów na język polski oraz wątpliwości dotyczących upoważnienia (podstawy prawnej) żądania pracodawcy do dostarczenia przez pracownika tłumaczenia dokumentu sporządzonego w języku obcym, z którego wynika zagraniczny staż pracy oraz czy tłumaczenie takie powinno zostać dokonane przez tłumacza przysięgłego oraz kto w takim przypadku ponosi koszty tłumaczenia.

Wydaje się, że pracodawca ma prawo żądać, aby pracownik dostarczył tłumaczenie obcojęzycznego dokumentu, dokonane na własny koszt. Zgodnie z art. 4 i 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim[14] (dalej: u.j.p.) język polski jest językiem urzędowym, a podmioty wykonujące zadania publiczne na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dokonują wszelkich czynności urzędowych oraz składają oświadczenia woli w języku polskim, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej[15]. Wnioski takie można wyprowadzić z treści art. 6 k.c. w związku z art. 300 k.p., który stanowi, że ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która z faktu tego wywodzi skutki prawne. Do podobnych konkluzji prowadzi posiłkowe zastosowanie art. 7 ust. 1 oraz art. 8 ust. 1 u.j.p., wskazujących, że w szczególności umowy z zakresu prawa pracy, sporządza się w języku polskim, a więc nieprzedłożenie przetłumaczonego dokumentu (dokumentów) może stanowić podstawę do ich pominięcia[16]. Stąd też dla zachowania wiarygodności tłumaczenia za uzasadnione uznać należy, aby tłumaczenie zostało sporządzone przez tłumacza przysięgłego, chyba że pracodawca uzna za dostatecznie wiarygodne tłumaczenie sporządzone przez osobę niemającą takiego statusu lub po prostu sam rozumie ich treść.

Reasumując, w razie wątpliwości, biorąc pod uwagę ubogie orzecznictwo sądowe oraz nieliczne komentarze doktryny, można sięgnąć po oficjalne informacje zawarte na stronie rządowej www.powroty.gov.pl które mogą być pomocne dla pracodawcy w razie dylematów interpretacyjnych i zrozumieniem odrębności przepisów prawa pracy obowiązujących w Polsce i innych krajach. W przypadku udokumentowania przez pracownika stażu pracy za granicą odpowiednim, zaakceptowanym przez pracodawcę dokumentem, należy ten okres pracy zaliczyć do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. W razie odmowy zaakceptowania przez pracodawcę dokumentów dotyczących stażu pracy wynikającego z pracy poza granicami naszego państwa, zasadnym może być podjęcie kroków przed właściwym sądem pracy, w celu dochodzenia uznania wynikających z tego tytułu uprawnień pracowniczych. Jednocześnie pamiętać należy, że bezpodstawne pozbawienie pracownika jego uprawnień takich jak prawo do wyższego wymiaru urlopu, dodatku stażowego czy nagrody jubileuszowej jest wykroczeniem przeciwko prawom pracowniczym i jest zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł – art. 282 k.p.


Wpis przygotował: Marcin Smolski

[1] https://businessinsider.com.pl/gospodarka/sunday-telegraph-polska-staje-sie-europejska-potega/ftr3fqf

(dostęp: 29.05.2023 r.).

[2] https://www.thesun.co.uk/money/22350828/poland-fleeing-uk-growing-economy-booming/

(dostęp: 29.05.2023 r.).

[3] https://www.tvp.info/42682898/pracownicy-sezonowi-poszukiwani-w-niemczech-brak-rak-do-zbierania-szparagow (dostęp: 29.05.2023 r.).

[4] Dz.U. z 2020 poz.1409.

[5] Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11.10.2011 r., II PK 44/11.

[6] Tekst jedn.: Dz.U. z 2020 poz. 1740.

[7] Tekst jedn.: Dz.U. z 2020 poz. 1320 z późn. zm.

[8] Np. wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 24.08.2018 r., I ACa 405/18: „Dokumentem w znaczeniu materialnego, ale i procesowego prawa cywilnego, jest każdy nośnik, który umożliwia zapoznanie się z zawartą na nim informacją (art. 773 k.c.). Mogą nim być zatem również kserokopie, o ile tylko zawarta jest w nich myśl ludzka.” Wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi z dnia 23.06.2020 r., I ACa 392/19: ”W świetle przepisu prawa materialnego tj. art. 773 k.c. dokumentem jest każdy nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Warunkiem uznania określonego środka za dokument nie jest zatem opatrzenie go podpisem wystawcy. Przeciwnie, przyjmuje się, że podpis nie przesądza o istnieniu dokumentu. Treść dokumentu (informacje) mogą być przekazywane dowolnymi sposobami. Mogą być to znaki graficzne, ale także dźwięk czy obraz. Z kolei nośnik dokumentu może mieć różną postać, czyli zarówno papierową, jak i elektroniczną.”

[9] Wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 22.02.2022 r., I AGa 323/20.

[10] Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 5.11.2020 r., VIII SA/Wa 473/20.

[11] Np. stanowisko Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przedstawione, zaprezentowane w piśmie z dnia 17.12.2009 r., SPS-023-12704/09. Stanowisko Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie zasad zaliczania okresów zatrudnienia i wysokości zarobków obywateli polskich w Niemieckiej Republice Demokratycznej i Republice Federalnej Niemiec. W piśmie tym minister wskazał, że: „(…) dokumenty, które organ rentowy przyjmuje jako środki dowodowe potwierdzające przebyte okresy zatrudnienia w b. NRD, to – tak jak w przypadku okresów zatrudnienia przebytych w Polsce – świadectwa pracy, zaświadczenia pracodawcy niemieckiego, legitymacje ubezpieczeniowe.” Ogólnie na stanowisko MRPiPS powołuje się również Państwowa Inspekcja Pracy w swoich odpowiedziach, np. https://www.pip.gov.pl/pl/porady-prawne/legalnosc-zatrudnienia/polskie-agencje-zatrudnienia/107443,czy-okresy-zatrudnienia-za-granica-sa-zaliczane-do-okresow-pracy-w-polsce-od-ktorych-zaleza-uprawnienia-pracownicze-.html (dostęp: 29.05.2023 r.).

[12] Np. postanowienie Sądu Najwyższego z 16.12.2005 r., I CNP 37/05. Z punktu widzenia analizowanej materii przytoczyć w tym miejscu należy postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 24.02.2014 r., I ACz 282/14, w którym SN podkreślił, że: „Należy przyjąć, że roszczenie jest uprawdopodobnione, jeżeli istnieje na pierwszy rzut oka, bez głębszego wnikania we wszystkie możliwe aspekty faktyczne i prawne sprawy, znaczna szansa, że w świetle przytoczonych przez wnioskodawcę twierdzeń faktycznych popartych dowodami lub środkami nie będącymi dowodami w rozumieniu k.p.c. przysługuje ono uprawnionemu.”

[13] R. Lisicki, Konsultacje i wyjaśnienia, „PiZS” 5/2009, s. 42-43.

[14] Dz.U. z 2021 poz. 672.

[15] Np. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z dnia 7.07.2015 r., III SA/Kr 406/15.

[16] Np. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 29.09.1997 r., III SA 362/96.